Wenn die Richtlinie Otter, Notta und Meeting-Bots ausschließt

Die Suche, die hier landet, ist selten als Transkription formuliert. Sie klingt eher nach wir dürfen Otter auf der Arbeit nicht benutzen – jemand hat gefragt, und die Antwort war nein. Kanzleien, Finanzwesen, Aufträge der öffentlichen Hand, alles unter Geheimhaltungsvereinbarung, alles im geschlossenen Netz: Das Tool wurde nicht abgelehnt, weil es schlecht ist, sondern wegen der Frage, wohin das Audio geht.

Wogegen sich die Richtlinie eigentlich richtet

Cloud-Transkription heißt, dass deine Aufnahme zu einer Firma hochgeladen wird, die nicht deine ist, auf deren Hardware verarbeitet und in deren Kontensystem gespeichert wird. Jeder Teil davon ist prüfpflichtig, und Prüfen kostet das Sicherheitsteam echte Arbeit: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Antwort zur Aufbewahrung, eine Liste der Unterauftragnehmer, eine Antwort zum Speicherort und ein Plan für den Tag, an dem dieser Anbieter kompromittiert wird. Ein Meeting-Bot, der als Teilnehmer im Call auftaucht, wirft all das erneut auf – diesmal sichtbar für alle im Termin.

Nichts davon ist unvernünftig. Es ist auch kein Urteil über Transkription – es ist ein Urteil über den Upload.

Was hier anders ist, nüchtern gesagt

Kaseta transkribiert 99 Sprachen mit Modellen, die einmal geladen werden und auf dem Prozessor des iPhones laufen. Es gibt keinen Upload von Audio, weil kein Server die Erkennung macht. Es gibt kein Konto, weil ein Konto einen Server voraussetzt, der weiß, wer du bist. Nichts wird für eine stille Synchronisierung eingereiht, sobald du wieder im WLAN bist, und es gibt keinen Bot, der als Gast in deinem Call erscheint.

Das gibt dir einen Satz, der kein Marketing ist: Die App sendet das Audio nie irgendwohin, und du kannst dabei zusehen, wie sie es nicht tut. Modelle geladen, Flugmodus, aufnehmen, Stopp, Transkript erscheint. Ein Sicherheitsteam, das härter prüfen will, hängt das Telefon in ein überwachtes Netz und schaut sich den Verkehr an, während es arbeitet.

Was das nicht löst

• Ein generelles Aufnahmeverbot. Viele Richtlinien untersagen das Aufnehmen von Meetings oder Kundengesprächen komplett, unabhängig davon, was transkribiert. Zu dieser Regel hat diese Seite nichts zu sagen, und sie umgeht sie nicht.
• Zentrale Verwaltung. Es gibt keine Admin-Konsole, kein SSO, kein Geräteverwaltungsprofil, keine Möglichkeit für die IT, Einstellungen zu erzwingen oder Inhalte aus der Ferne zu löschen, und kein Lizenzprogramm pro Organisation. Es ist eine App, die jemand auf einem Telefon installiert.
• Deine eigene Verschwiegenheitspflicht. Dass die Aufnahme lokal bleibt, macht sie nicht zu deiner. Eine Geheimhaltungsvereinbarung deckt die Notizen auf deinem Gerät genauso ab wie die in der Cloud eines anderen.
• Das Telefon. Sicherheit auf dem Gerät ist Gerätesicherheit. Ein geteiltes oder ungesperrtes Telefon hebt das ganze Argument auf.

Die Kosten, weil der Einkauf fragen wird

Es gibt nichts zu beschaffen. Der Gratis-Tarif nimmt unbegrenzt auf und transkribiert die ersten 5 Minuten jeder Aufnahme – die Aufnahme selbst wird nie abgeschnitten, das Audio läuft weiter und wird vollständig gespeichert. Pro transkribiert die ganze Aufnahme, hebt das Monatskontingent des Qualitätsmodells auf und kostet 19,99 $ im Jahr oder 39,99 $ einmalig. Der Export in fünf Textformaten ist in jedem Tarif dabei. Keine Arbeitsplätze, keine Minutenpakete, keine Verlängerung, die durch ein Beschaffungssystem muss.

Wann ein Cloud-Dienst trotzdem die richtige Antwort ist

• Deine Firma hat bereits einen freigegeben. Wenn die Sicherheit einen Anbieter geprüft und die Papiere unterschrieben hat, nutze ihn. Ein freigegebenes Tool schlägt jedes Mal ein technisch sichereres, aber nicht freigegebenes – und das ist eine vernünftige Regel, keine bürokratische.
• Die Arbeit ist kollaborativ. Gemeinsame Archive, Transkripte, die Kolleginnen und Kollegen öffnen und kommentieren, Zugriff im Browser von jedem Rechner, ein Bot, der die Calls mitschneidet, bei denen du nicht dabei warst – das ist ein anderes Produkt, und wir konkurrieren nicht damit.
• Die Aufnahmen dürfen nicht lokal bleiben. Manche Abläufe verlangen, dass das Transkript in einem System landet, das die Organisation kontrolliert. Eine Datei auf dem Telefon einer einzelnen Person hat dafür die falsche Form.

Verwandt: das technische Detail steht unter wie Transkription ohne Internet funktioniert, die klinische Fassung desselben Arguments ist die Seite für Ärzte, und die Startseite hat die Kurzform.