Czy da się transkrybować notatki o pacjentach bez wysyłania ich gdziekolwiek?

Da się, o ile transkrypcja działa na tym samym urządzeniu, które trzyma nagranie. Kaseta robi to właśnie tak: modele rozpoznawania pobiera się raz, a wykonuje je iPhone, więc dźwięk nigdy nigdzie nie trafia. Sprawdzisz to sam – włącz tryb samolotowy, nagraj coś i dotknij Stop: transkrypcja i tak przyjdzie.

Czy Kaseta jest zgodna z RODO albo z HIPAA?

Nie deklarujemy zgodności z HIPAA, certyfikacji RODO ani żadnego dopuszczenia do przetwarzania danych medycznych, a wobec każdej aplikacji, która przykleja taką plakietkę do strony marketingowej, warto być podejrzliwym. Powiedzieć możemy tylko rzeczy techniczne i sprawdzalne: nie ma serwera, nie ma konta i nie ma wysyłki, więc nie ma też podmiotu przetwarzającego, który trzymałby Twoje nagrania, ani powierzchni wycieku poza telefonem w Twojej ręce. Czy to wystarcza wobec Twoich obowiązków, decyduje Twoja praktyka i ten, kto ją obsługuje prawnie.

Gdzie nagrania faktycznie leżą?

We własnym magazynie aplikacji na iPhonie, jako zwykłe pliki dźwiękowe, obok swoich transkrypcji. Do nas nic nie jest kopiowane, bo nie ma dokąd. Ustawienia kopii zapasowej samego telefonu nadal obowiązują: iOS włącza dane aplikacji do kopii w iCloudzie, dopóki nie wyłączysz tego dla konkretnej aplikacji. To cecha telefonu, a nie tej aplikacji, i warto ją sprawdzić, zanim nagrasz coś wrażliwego.

Czy muszę zakładać konto?

Nie. Nie ma rejestracji, adresu e-mail ani ekranu logowania, bo konto zakładałoby serwer, który wie, kim jesteś. To znaczy też, że nie ma konta, którego ktoś mógłby zażądać, ani resetu hasła, który mógłby oddać Twoje nagrania komuś innemu.

Dyktuj notatki o pacjentach, nie wysyłając nagrania nigdzie

Pytanie, które przyprowadza tu większość lekarzy, jest wąskie i praktyczne: czy mogę powiedzieć do telefonu notatkę o pacjencie i dostać tekst z powrotem, bez tego, żeby ten dźwięk wędrował na cudzy komputer? Tak, a powód jest architektoniczny, nie umowny – Kaseta transkrybuje 99 języków na samym iPhonie, modelami pobranymi raz i trzymanymi na telefonie.

Różnica, która ma znaczenie

Chmurowe usługi transkrypcji nie są niechlujne. Szyfrują przesyłanie, publikują polityki retencji, a te poważne podpiszą umowę powierzenia przetwarzania. Tyle że to wszystko opisuje, co osoba trzecia obiecuje zrobić z kopią Twojego nagrania po tym, jak ją dostanie. Transkrypcja na urządzeniu usuwa kopię. Nie ma zapytania, które trzeba zabezpieczyć, dostawcy, którego trzeba audytować, okresu retencji, któremu trzeba zaufać, ani incydentu, który mógłby dotyczyć Twoich nagrań – bo one nie weszły do niczyjego systemu.

Nie musisz przyjmować tego na wiarę. Włącz tryb samolotowy, nagraj, dotknij Stop i przeczytaj transkrypcję. Gdyby praca odbywała się w centrum danych, to właśnie ten krok by nie wyszedł.

Ustawienia: Kaseta Pro i Przywróć zakupy – u nas nie ma gdzie się logować; Tryb spotkania: przypomnienie, żeby przed nagraniem włączyć tryb samolotowy; Język transkrypcji ustawiony raz, dla każdego nagrania.

Czego nie deklarujemy

Nie deklarujemy zgodności z HIPAA. Nie deklarujemy certyfikacji RODO, dopuszczenia jako wyrób medyczny ani zgody na zastosowanie kliniczne. Nikt nie audytował tej aplikacji pod kątem tych ram, a aplikacja, która ozdabia takimi słowami stronę sprzedażową, powiedziała Ci coś o swoim marketingu, a nie o swojej inżynierii.

Prawdą jest lista powyżej: aplikacja nigdy nie wysyła dźwięku, nie ma serwera, który można włamać, i nie ma konta, którego można zażądać. To fakt o tym, jak działa oprogramowanie, i dokładnie ten fakt Twój inspektor ochrony danych będzie chciał rozebrać na części. Wniosek należy do niego, nie do nas.

Co zostaje Twoim problemem

Uczciwy rachunek, bo gryzą właśnie te części, których nie kontrolujemy:

Telefon. Urządzenie ze słabym kodem, zostawione na biurku, to cały model bezpieczeństwa. Na urządzeniu znaczy na tym urządzeniu.
Kopie zapasowe. Jeśli kopia zapasowa iPhone’a jest włączona, Twoje nagrania trafiają do Twojej własnej kopii w iCloudzie, tak jak wszystko inne w telefonie – ta kopia idzie na Twoje konto Apple, nigdy do nas. To ustawienie telefonu, a nie działanie tej aplikacji, ale oznacza, że dźwięk może istnieć poza samym aparatem: wyklucz aplikację Kaseta z kopii w ustawieniach iCloud, zanim nagrasz cokolwiek pozwalającego zidentyfikować osobę.
Co robisz z tekstem. W chwili, gdy transkrypcja zostanie wklejona do maila albo na czat, jest już w tamtym systemie. Gwarancja aplikacji kończy się tam, gdzie zaczyna się Twój schowek.
Zgoda i lokalne przepisy. Nagrywanie wizyty regulują prawo i zasady miejsca, w którym pracujesz, oraz to, co powiedziałeś osobie w gabinecie. Żadna aplikacja tego nie zmienia.

Długość i koszt

Plan darmowy nagrywa bez ograniczeń i transkrybuje pierwsze 5 minut każdego nagrania – tyle, ile trzeba na notatkę podyktowaną między pacjentami, ale nie na długą wizytę. Samo nagrywanie nie zostaje w tym miejscu przerwane; dźwięk leci dalej i zapisuje się w całości. Pro transkrybuje całe nagranie i znosi miesięczny limit modelu Jakość. Kosztuje 19,99 USD rocznie albo 39,99 USD jednorazowo. Eksport – zwykły tekst, Markdown, SRT, WebVTT, JSON – jest w każdym planie. Nie ma licencji na stanowisko ani licznika minut, bo nie ma kosztów serwerowych do przerzucenia.

Kiedy lepsze jest inne narzędzie

Dedykowany system dyktowania klinicznego. Produkty zbudowane dla medycyny mają wytrenowane słownictwo medyczne, celność w nazwach leków, szablony ustrukturyzowanych notatek i integrację, która wrzuca tekst prosto do systemu dokumentacji. Kaseta nie ma nic z tego. Jeśli Twój dzień to dyktowanie do systemu dokumentacji, kup rzecz zaprojektowaną do tego.
Dostawca, którego Twoja placówka już dopuściła. Jeśli szpital ma zatwierdzonego dostawcę transkrypcji z podpisaną umową, to jest droga, której Twój zespół nadzoru potrafi bronić. Bycie technicznie bezpieczniejszym to nie to samo, co bycie instytucjonalnie zatwierdzonym, a porównanie z Plaudem pokazuje, co certyfikowany dostawca daje Ci, a my nie.
Człowiek przepisujący nagranie. Do wszystkiego, co musi być dosłowne i możliwe do poświadczenia, żadna automatyczna transkrypcja – nasza też – nie jest właściwą odpowiedzią.
Nic. Niektórych rozmów nie należy nagrywać. To ocena kliniczna i wygrywa z wygodą.

Jeśli zakaz, który omijasz, pochodzi od pracodawcy, a nie z Twojej własnej ostrożności, bliżej Twojej sytuacji jest strona o firmach blokujących narzędzia chmurowe. Techniczny szczegół testu w trybie samolotowym znajdziesz w tekście o tym, jak działa transkrypcja bez internetu, albo zacznij od strony głównej.