Quando a política descarta Otter, Notta e bots de reunião

A busca que chega até aqui raramente está escrita como transcrição. Está mais para não podemos usar o Otter no trabalho — alguém perguntou e a resposta foi não. Escritórios de advocacia, finanças, contratos com o governo, qualquer coisa sob acordo de confidencialidade, qualquer coisa em rede fechada: a ferramenta não foi recusada por ser ruim, foi recusada por causa de para onde o áudio vai.

Ao que a política está de fato se opondo

Transcrição na nuvem quer dizer que a sua gravação sobe para uma empresa que não é a sua, é processada no hardware dela e fica guardada no sistema de contas dela. Cada parte disso é passível de análise, e analisar custa trabalho real para a segurança: contrato de operador, resposta sobre retenção, lista de subcontratados, resposta sobre localização dos dados e um plano para quando aquele fornecedor for invadido. Um bot de reunião que entra na chamada como participante levanta tudo de novo, agora visivelmente para todo mundo na reunião.

Nada disso é irracional. Também não é um julgamento sobre transcrição — é um julgamento sobre o upload.

O que muda aqui, dito sem enfeite

O Kaseta transcreve 99 idiomas com um modelo que vem dentro do app e roda no processador do próprio iPhone. Não há upload, porque não há servidor. Não há conta, porque conta pressupõe um servidor que sabe quem você é. Nada entra numa fila para sincronizar em silêncio quando o Wi-Fi voltar, e não existe bot aparecendo como convidado na sua chamada.

Isso te dá uma frase que não é marketing: o app nunca manda o áudio para lugar nenhum, e dá para assistir a ele não mandando. Modo avião, gravação, texto aparece. Uma equipe de segurança que queira uma checagem mais dura pode pôr o celular numa rede monitorada e olhar o tráfego enquanto ele trabalha.

O que isto não resolve

• Uma proibição de gravar, ponto. Muitas políticas proíbem gravar reuniões ou conversas com cliente, não importa o que faça a transcrição. Esta página não tem nada a dizer sobre essa regra e não passa por cima dela.
• Administração central. Não há console de administração, não há SSO, não há perfil de gerenciamento de dispositivo, não há como a TI forçar ajustes ou apagar conteúdo remotamente e não há programa de licenciamento por organização. É um app que alguém instala num celular.
• O seu próprio dever de sigilo. Manter a gravação local não a torna sua para guardar. Um acordo de confidencialidade cobre as anotações no seu aparelho tanto quanto as que estão na nuvem de outra pessoa.
• O celular. Segurança no dispositivo é segurança do dispositivo. Um telefone compartilhado ou destravado desfaz o argumento inteiro.

O custo, já que compras vai perguntar

Não há o que comprar de fornecedor. O plano gratuito grava sem limite e transcreve os primeiros 5 minutos de cada gravação — a gravação em si nunca é cortada, o áudio continua e espera. O Pro sobe isso para 3 horas por gravação, acrescenta um modo de mais precisão e a exportação de arquivos com marcações de tempo, e custa € 19,99 por ano ou € 39,99 uma vez. Sem assentos, sem pacotes de minutos, sem renovação para passar pelo sistema de compras.

Quando um serviço de nuvem ainda é a resposta certa

• A sua empresa já aprovou um. Se a segurança liberou um fornecedor e assinou o papel, use. Uma ferramenta aprovada ganha de uma tecnicamente mais segura e não aprovada, sempre, e essa é uma regra sensata e não burocrática.
• O trabalho é colaborativo. Acervo compartilhado, marcação de interlocutor, comentários na transcrição, um bot capturando as chamadas de que você não participou — isso é outro produto, e não competimos com ele.
• As gravações não são suas para deixar local. Alguns fluxos exigem que a transcrição caia num sistema de registro controlado pela organização. Um arquivo no celular de um funcionário é o formato errado para isso.

Relacionados: o detalhe técnico está em como funciona a transcrição offline, a versão clínica do mesmo argumento é a página para médicos, e a página inicial tem a forma curta.