Registrare le riunioni senza pagarle a minuto

La trascrizione per le aziende si vende quasi sempre come piattaforma: un bot che entra in ogni chiamata, uno spazio di lavoro condiviso, una fattura mensile a persona. È un prodotto vero e a molti team serve. Questa pagina è per il caso più piccolo e più comune – un telefono sul tavolo durante una riunione, la registrazione di un sopralluogo o di un’intervista, e una trascrizione in cui poter cercare dopo, senza che ci sia di mezzo un abbonamento.

In cosa è bravo un telefono sul tavolo

Riunioni in presenza, colloqui a quattr’occhi, visite ai clienti, conversazioni in piedi che producono tre decisioni e nessun appunto. Premi Registra, appoggia il telefono a faccia in giù e tocca Stop quando la riunione finisce – da lì il testo viene elaborato sul telefono. Non c’è una sessione da aprire con un server, quindi la registrazione parte subito e tutto funziona in una sala riunioni interrata, in treno o in un cantiere senza campo.

Dato che il riconoscimento avviene sul dispositivo, niente della riunione viene caricato da nessuna parte. Per una conversazione coperta da un accordo di riservatezza questo conta più di qualsiasi funzione, e la pagina sugli ambienti di lavoro che vietano gli strumenti cloud spiega perché.

L’argomento del costo, detto in modo onesto

La trascrizione nel cloud ha il prezzo che hanno i suoi costi: ogni minuto che mandi è calcolo e spazio di archiviazione che qualcun altro paga, quindi ti fatturano a utente, al mese, spesso con in più una quota di minuti. Non è una truffa, è aritmetica – e significa che la spesa per la trascrizione cresce con il numero di persone e non si ferma mai.

La trascrizione sul dispositivo non ha un costo di server per utente, quindi non c’è niente da misurare a consumo. Il piano gratuito registra senza limiti e trascrive i primi 5 minuti di ogni registrazione; la registrazione in sé non viene mai interrotta, l’audio continua e viene salvato per intero. Pro trascrive tutta la registrazione, toglie la quota mensile del modello Qualità e costa 19,99 USD all’anno – oppure 39,99 USD una tantum, e da lì in poi è comprato, non noleggiato. L’esportazione in cinque formati di testo c’è con ogni piano. Per un team di tre o cinque persone è un acquisto che fai una volta, invece di una voce di spesa da rinnovare per sempre.

Altrettanto chiaro è cosa non ottieni con quei soldi: nessuna console di amministrazione, nessuna fatturazione centralizzata, nessun pannello di utilizzo, nessun modo di vedere cosa hanno registrato i colleghi. Ogni installazione è l’app di qualcuno sul telefono di qualcuno.

Quando una piattaforma per riunioni è lo strumento migliore

• Chiamate da remoto. Otter, Notta, Fireflies e gli altri entrano nella chiamata stessa e sentono ogni partecipante alla fonte. Un telefono in una stanza sente l’altoparlante di un portatile. Se la maggior parte delle tue riunioni è su Zoom o Teams, è questa differenza a decidere.
• Riunioni a cui non puoi partecipare. Un bot sta nella chiamata al posto tuo e la trascrizione ti aspetta alla fine. Niente di installato sul telefono che hai in tasca può essere in una stanza in cui non sei.
• Un archivio condiviso e ricercabile. Se la trascrizione appartiene all’azienda e non alla persona che l’ha registrata, ti serve uno spazio di lavoro con permessi e regole di conservazione – un requisito che ha la forma di un server, e noi un server non l’abbiamo.
• Riassunti e azioni da fare scritti al posto tuo. Se i riassunti automatici valgano qualcosa è un’altra discussione, ma sono quello che vendono quei prodotti, e questa app non ci prova nemmeno.

Kaseta vince su un insieme ristretto di cose: la riunione è in una stanza, l’audio deve restare sul dispositivo e preferisci comprare lo strumento piuttosto che noleggiarlo. Se è il tuo caso, la guida passo per passo mostra come si fa e la home page ha la versione breve.