Quando le regole escludono Otter, Notta e i bot per riunioni

La ricerca che porta qui raramente parla di trascrizione. Somiglia di più a al lavoro non possiamo usare Otter – qualcuno ha chiesto, e la risposta è stata no. Studi legali, finanza, appalti pubblici, tutto ciò che è coperto da un accordo di riservatezza, tutto ciò che sta in una rete chiusa: lo strumento non è stato bocciato perché fosse scadente, ma per dove va a finire l’audio.

A cosa si oppongono davvero le regole

Trascrizione nel cloud significa che la tua registrazione viene caricata presso un’azienda che non è la tua, elaborata sul suo hardware e conservata nel suo sistema di account. Ogni parte di questo processo è da verificare, e verificarla costa lavoro vero al team di sicurezza: un accordo sul trattamento dei dati, una risposta sulla conservazione, un elenco dei sub-responsabili, una risposta su dove stanno i dati e un piano per quando quel fornitore subisce una violazione. Un bot che entra nella chiamata come partecipante ripropone tutto da capo, stavolta sotto gli occhi di tutti i presenti.

Niente di tutto questo è irragionevole. Ma non è nemmeno un giudizio sulla trascrizione – è un giudizio sul caricamento.

Cosa c’è di diverso, detto chiaramente

Kaseta trascrive 99 lingue con modelli scaricati una volta ed eseguiti dal processore dell’iPhone. Non c’è caricamento dell’audio, perché non c’è un server che fa il riconoscimento. Non c’è un account, perché un account presuppone un server che sa chi sei. Niente resta in coda per una sincronizzazione silenziosa quando torni sul Wi-Fi, e non c’è nessun bot che compare nella tua chiamata come ospite.

Questo ti dà qualcosa da dire che non è marketing: l’app non manda mai l’audio da nessuna parte, e puoi vedere con i tuoi occhi che non lo manda. Modelli scaricati, modalità aereo, registra, Stop, compare la trascrizione. Un team di sicurezza che vuole una verifica più severa può collegare il telefono a una rete monitorata e osservare il traffico mentre lavora.

Cosa questo non risolve

• Un divieto di registrare, punto. Molte policy vietano del tutto di registrare riunioni o conversazioni con i clienti, a prescindere da cosa faccia la trascrizione. Su quella regola questa pagina non ha niente da dire, e non la aggira.
• L’amministrazione centralizzata. Non c’è una console di amministrazione, né SSO, né un profilo di gestione dei dispositivi, né un modo per l’IT di imporre impostazioni o cancellare contenuti da remoto, né un programma di licenze per organizzazione. È un’app che qualcuno installa su un telefono.
• Il tuo dovere di riservatezza. Tenere la registrazione in locale non la rende tua da conservare. Un accordo di riservatezza copre gli appunti sul tuo dispositivo tanto quanto quelli nel cloud di qualcun altro.
• Il telefono. La sicurezza sul dispositivo è la sicurezza del dispositivo. Un telefono condiviso o lasciato sbloccato manda all’aria tutto il ragionamento.

Il costo, visto che l’ufficio acquisti lo chiederà

Non c’è nessuna procedura d’acquisto da avviare. Il piano gratuito registra senza limiti e trascrive i primi 5 minuti di ogni registrazione – la registrazione in sé non viene mai interrotta, l’audio continua e viene salvato per intero. Pro trascrive tutta la registrazione, toglie la quota mensile del modello Qualità e costa 19,99 USD all’anno oppure 39,99 USD una tantum. L’esportazione in cinque formati di testo c’è con ogni piano. Niente postazioni, niente pacchetti di minuti, nessun rinnovo da far passare per un sistema di approvvigionamento.

Quando un servizio cloud resta la risposta giusta

• La tua azienda ne ha già approvato uno. Se la sicurezza ha autorizzato un fornitore e firmato le carte, usa quello. Uno strumento approvato batte sempre uno tecnicamente più sicuro ma non approvato, ed è una regola sensata, non burocrazia.
• Il lavoro è collaborativo. Archivi condivisi, trascrizioni che i colleghi aprono e commentano, accesso dal browser su qualsiasi computer, un bot che cattura le chiamate a cui non hai partecipato – è un altro prodotto, e non ci mettiamo in concorrenza.
• Le registrazioni non sono tue da tenere in locale. Certi flussi di lavoro richiedono che la trascrizione finisca in un sistema di riferimento controllato dall’organizzazione. Un file sul telefono di un singolo dipendente non ha la forma giusta per questo.

Da leggere anche: i dettagli tecnici sono in come funziona la trascrizione offline, la versione clinica dello stesso ragionamento è la pagina per i medici, e la home page ha la versione breve.