Posso trascrivere le note sui pazienti senza caricarle online?

Sì, se la trascrizione avviene sul dispositivo che contiene la registrazione. Kaseta funziona così: i modelli di riconoscimento si scaricano una volta e li esegue l’iPhone, quindi l’audio non viene mai inviato da nessuna parte. Puoi verificarlo mettendo il telefono in modalità aereo, registrando e toccando Stop – la trascrizione arriva lo stesso.

Kaseta è conforme all’HIPAA?

Non dichiariamo la conformità all’HIPAA, né certificazioni GDPR, né autorizzazioni al trattamento di dati sanitari, e faresti bene a diffidare di qualunque app che mette un bollino del genere su una pagina promozionale. Quello che possiamo affermare è tecnico e verificabile: non ci sono server, account o caricamenti, quindi nessun responsabile del trattamento custodisce le tue registrazioni e non esiste una superficie di violazione al di fuori del telefono che hai in mano. Se questo basti a soddisfare i tuoi obblighi lo decidono il tuo studio e chi lo assiste.

Dove vengono salvate davvero le registrazioni?

Nello spazio dell’app sull’iPhone, come normali file audio, insieme alle loro trascrizioni. A noi non viene copiato niente, perché non c’è nessun posto dove mandarlo. Restano valide le impostazioni di backup del telefono – iOS include i dati delle app nel backup di iCloud, a meno che tu non lo disattivi app per app: è una caratteristica del telefono, non di questa app, e conviene controllarla prima di registrare qualcosa di delicato.

Devo creare un account?

No. Non c’è registrazione, indirizzo e-mail né schermata di accesso, perché un account presupporrebbe un server che sa chi sei. Significa anche che non esiste un account che un tribunale possa farsi consegnare, né un ripristino della password che possa far finire le tue registrazioni a qualcun altro.

Detta le note sui pazienti senza mandare l’audio da nessuna parte

La domanda che porta qui la maggior parte dei medici è circoscritta e pratica: posso dettare al telefono una nota su un paziente e riavere il testo, senza che quell’audio finisca sul computer di qualcun altro? La risposta è sì, e il motivo sta nell’architettura, non in un contratto – Kaseta trascrive 99 lingue sull’iPhone stesso, con modelli scaricati una volta e tenuti sul telefono.

La distinzione che conta

I servizi di trascrizione nel cloud non sono sprovveduti. Cifrano i dati in transito, pubblicano le loro politiche di conservazione, e quelli seri firmano un accordo sul trattamento dei dati. Ma tutto questo descrive ciò che un terzo promette di fare con una copia della tua registrazione dopo averla ricevuta. La trascrizione sul dispositivo elimina la copia. Non c’è una richiesta da proteggere, un fornitore da verificare, un periodo di conservazione di cui fidarsi, né un incidente che possa coinvolgere le tue registrazioni, perché non sono mai entrate nel sistema di nessuno.

E non devi crederci sulla parola. Metti il telefono in modalità aereo, registra, tocca Stop e leggi la trascrizione. Se il lavoro avvenisse in un data center, sarebbe proprio questo il passaggio a fallire.

Impostazioni: Kaseta Pro e Ripristina acquisti – niente di nostro in cui accedere; Modalità riunione: un promemoria per attivare la modalità aereo prima di registrare; Lingua di trascrizione impostata una volta, per ogni registrazione.

Cosa non dichiariamo

Non dichiariamo la conformità all’HIPAA. Non dichiariamo certificazioni GDPR, marcature come dispositivo medico o autorizzazioni all’uso clinico. Nessuno ha verificato questa app rispetto a quei quadri normativi, e un’app che decora una landing page con quelle parole ti ha detto qualcosa sul suo marketing, non sulla sua ingegneria.

Quello che è vero è l’elenco qui sopra: l’app non trasmette mai l’audio, non c’è un server da violare e non c’è un account che un tribunale possa farsi consegnare. È un fatto su come funziona il software, ed è proprio il fatto che il tuo responsabile della conformità vorrà esaminare. La conclusione spetta a lui trarla, non a noi affermarla.

Cosa resta un problema tuo

Un bilancio onesto, perché le parti che non controlliamo sono quelle che fanno male:

Il telefono. Un dispositivo con un codice debole, lasciato su una scrivania, è l’intero modello di sicurezza. Sul dispositivo significa su quel dispositivo.
I backup. Se il backup dell’iPhone è attivo, le tue registrazioni finiscono nel tuo backup di iCloud, come tutto il resto del telefono – quella copia va sul tuo account Apple, mai a noi. È un’impostazione del telefono, non qualcosa che fa questa app, ma significa che l’audio può esistere anche fuori dall’apparecchio, quindi escludi Kaseta nelle impostazioni di iCloud dell’iPhone prima di registrare qualcosa che renda identificabile una persona.
Cosa fai con il testo. Nel momento in cui incolli una trascrizione in un’e-mail o in una chat, è dentro quel sistema, qualunque sia. La garanzia dell’app finisce lì dove inizia il copia e incolla.
Consenso e regole locali. Registrare una visita è regolato dalla legge e dalle norme del luogo in cui eserciti, e da quello che hai detto alla persona nella stanza. Nessuna app cambia questo.

La durata e il costo

Il piano gratuito registra senza limiti e trascrive i primi 5 minuti di ogni registrazione – abbastanza per una nota dettata tra un paziente e l’altro, non per una visita lunga. La registrazione in sé non viene mai interrotta a quel punto; l’audio continua e viene salvato per intero. Pro trascrive tutta la registrazione e toglie la quota mensile del modello Qualità. Costa 19,99 USD all’anno, oppure 39,99 USD una tantum. L’esportazione – Testo semplice, Markdown, SRT, WebVTT, JSON – c’è con ogni piano. Non ci sono licenze per postazione né contatori dei minuti, perché non ci sono costi di server da ribaltare su di te.

Quando conviene un altro strumento

Un sistema di dettatura clinica dedicato. I prodotti pensati per la medicina hanno un vocabolario medico addestrato, precisione sui nomi dei farmaci, modelli strutturati per le note e un’integrazione che porta il testo direttamente nella cartella clinica elettronica. Kaseta non ha niente di tutto questo. Se la tua giornata è dettatura dentro un sistema di cartelle, compra lo strumento fatto per quello.
Un fornitore già approvato dalla tua struttura. Se il tuo ospedale ha un fornitore di trascrizioni approvato con un accordo firmato, quella è la strada che il tuo ufficio di governance può difendere. Essere tecnicamente più sicuri non equivale a essere approvati dall’istituzione, e il confronto con Plaud spiega cosa ti dà un fornitore certificato che noi non ti diamo.
Un trascrittore professionista. Per tutto ciò che deve essere parola per parola e attestabile, nessuna trascrizione automatica – nemmeno la nostra – è la risposta giusta.
Niente del tutto. Certe conversazioni non andrebbero registrate. È una valutazione clinica, e conta più della comodità.

Se il divieto che stai aggirando è del tuo datore di lavoro e non una tua prudenza, la pagina sugli ambienti di lavoro che bloccano gli strumenti cloud è più vicina alla tua situazione. Per i dettagli tecnici dietro la prova in modalità aereo, leggi come funziona la trascrizione offline, oppure parti dalla home page.